Zgodnie z wymogiem zawartym w art. 94 9 § 1 kp pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników w sposób u niego przyjęty o: zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej; możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w Dla pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy - chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników raportów informacyjnych Przepis art. 94 (8) ustawy Kodeks pracy. § 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. § 2. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem Informacja w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór. Dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić oddzielne akta osobowe. Wszystkie dokumenty powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Akta osobowe dzielą się na 4 części: Informacji o miejscu przechowywania dokumentacji powinien udzielić likwidator lub syndyk masy upadłościowej, a także wydział rejestrowy sądu właściwego ze względu na siedzibę firmy. Ale wcześnie, do 1999 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej był krótki, wynoszący 12 lat. że dana osoba w danym okresie chowywania dokumentacji pracowniczej, które wprowadzono ustawą z dn. 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018, poz. 357). Jedną z ważniejszych zmian jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 Pismo o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek przekazać wyłącznie pracownikom objętym 10-letnim okresem przechowywania dokumentacji (obowiązkowo lub dobrowolnie). Nie należy go wręczać zatrudnionym sprzed rokiem 1999, którzy podlegają 50-letniemu okresowi przechowywania. Akta osobowe i dokumentację Od kiedy w 2019 roku zmienił się Kodeks Pracy, można rozróżnić dwa podstawowe terminy, jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą. W jednych przypadkach jest to 10, a w niektórych nawet 50 lat. Kluczowy jest moment zatrudnienia. Jeżeli mamy pracownika zatrudnionego przed 1 styczniem 1999 roku to sytuacja jest prosta. Przeczytaj nasz poradnik i dowiedz się m.in. jakie dokumenty kadrowe powinna zawierać teczka pracownicza i kto jest odpowiedzialny za przechowywanie akt pracowniczych. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy, niezależnie od formy działalności czy liczby zatrudnionych. Nieprowadzenie lub niewłaściwe Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony do 10 lat. W niektórych przypadkach, nadal będzie trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Dla porównania w Finlandii zeMcU2C.